04/07/2018. Vous confiez à MédiStory des données à caractère personnel sur vos patients pour justifier de vos décisions médicales aussi longtemps que vous en portez la responsabilité. En ces temps de RGPD, voici quelques axes d’attention sur l’exposition de ces données avec MédiStory 3.

Accès visuel aux données

L’accès aux données par MédiStory est contrôlé par un identifiant et un mot de passe que Prokov Éditions préconise distinct pour chaque utilisateur d’un même cabinet. Il peut être renforcé par l’utilisation de la CPS associée à un identifiant. Le logiciel permet de moduler, pour chaque utilisateur, les droits d’accès à l’information. Il permet aussi, pour chaque dossier et chaque document, de restreindre ponctuellement la visibilité. À vous d’indiquer ce que vous avez mis en œuvre.

Messagerie électronique

MédiStory intègre des fonctions de messagerie électronique. Elles peuvent être sécurisées par le procédé commercialisé directement par Apicrypt. Le service d’harmonisation de biologie transmet la fraction tableau des messages HPRIM pour en obtenir le codage. Cette fraction ne véhicule aucune information permettant d’identifier le patient. Elle est conservée par Prokov Éditions aux fins d’amélioration des algorithmes d’identification des synonymes utilisés par les laboratoires dans la dénomination des constantes et de leurs unités. À vous de préciser si vous échangez des messages en clair ou cryptés.

Stockage des informations

Les données et le fonctionnement en réseau de MédiStory imposent un stockage local au sein du cabinet. Elles sont enregistrées à l’endroit de votre choix, dans un format brouillé empêchant la compréhension des informations par vidage de fichier. Leur sécurité peut être renforcée, à votre guise, par l’usage de la fonction FileVault intégrée au système d’exploitation macOS. Le système macOS prévoit un contrôle d’accès par identifiant et mot de passe. À vous d’inventorier les barrières physiques et logiques jusqu’à l’ordinateur dépositaire des données.

Accès à distance via l’Internet

Les données peuvent être rendues accessibles depuis l’extérieur à d’autres applications MédiStory en ouvrant explicitement des ports sur l’application serveur. Le protocole d’échange est spécifique à MédiStory. Il ne chiffre pas les flux ce qu’il est possible de faire au moyen d’un VPN. À vous de décrire l’éventuel accès extérieur à MédiStory, y compris si vous le prenez en mains à distance avec un logiciel dédié.

Expositions particulières

Diverses fonctions d’exportation vous permettent de placer les données personnelles des patients, en clair, dans des fichiers aux emplacements de votre choix. Au nombre d’elles, l’exportation des rendez-vous vers l’application Calendrier, laquelle est susceptible de les publier dans le nuage iCloud. À vous de documenter ces usages.

Les téléservices de l’assurance maladie occasionnent l’échange de traits d’identité des patients issus de leur carte Vitale ou, en son absence, de données mémorisées dans leur dossier.

Inventaire des données personnelles

MédiStory n’impose la saisie d’aucune donnée particulière en dehors des traits d’identité requis par la HAS pour la sécurisation des ordonnances et exigés par l’Assurance Maladie pour l’exploitation sans carte Vitale des téléservices, du DMP et de la facturation SESAM-Vitale.

Suppression des données

Afin de rendre les dossiers médicaux électroniques opposables, des mécanismes de traçabilités conservent les versions successives des documents qu’ils contiennent. Les dossiers supprimés ne sont que masqués. La traçabilité ne peut être débrayée.

Depuis le 25 mai 2018, le Règlement Général pour la Protection des Données personnelles (RGPD) est rentré en application. D’importantes obligations pèsent désormais sur les auteurs de traitements de données, afin de mieux protéger la vie privée des individus. L’objectif derrière ce système d’autorégulation est de responsabiliser les acteurs et de renforcer le droit des personnes. Le secteur de la santé est directement concerné par ce texte car les données de santé, considérées comme des données sensibles, bénéficient d’un régime de protection renforcé.

Le RGPD  fixe le traitement et la sécurisation des données à caractère personnel, que ces traitements soient sous une forme informatique (ex : logiciel de gestion de votre cabinet médical) ou papier (ex : dossier patient papier). Les données à caractère personnel sont les informations qui concernent une personne physique et qui permettent soit de l’identifier, soit qu’elle soit identifiable (identité, numéro de sécurité sociale, adresse…).

Toute personne qui possède, traite et stocke des données personnelles est concernée par le RGPD. Si vous êtes un professionnel de santé (public ou privé), vous êtes particulièrement concerné car :

• Tous vos dossiers médicaux sont directement ou indirectement nominatifs, c’est-à-dire qu’il y a des éléments permettant de retrouver un patient ;
• Vous collectez des informations personnelles, les conservez, les modifiez, les utilisez…

Les règles à respecter

Dans la mesure où vous conservez des données, vous devez les sécuriser. Quelques règles simples :

• Verrouillez la session de votre Mac à chaque fois que vous vous en éloignez que ce soit pour quelques minutes ou plusieurs heures ;
• Conservez de manière sûre les mots de passe confidentiels, ne les écrivez pas dans un carnet présent dans le cabinet ou ne les collez pas sous le clavier, et changez-les au moins deux fois par an ;
• Choisissez un mot de passe de bonne qualité : au moins huit caractères avec des chiffres, des majuscules et des caractères spéciaux (@#, ;:/ ?).
• Si vous utilisez votre smartphone pour stocker des informations ou échanger des informations sur vos patients, ce smartphone doit également être crypté, avoir des mots de passe de verrouillage et dans l’idéal pouvoir s’effacer à distance en cas de perte ou vol ;
• Les dossiers papiers doivent être rangés dans une armoire fermée à clé ;
• Vous ne pouvez pas utiliser votre boite mail personnelle pour recevoir ou transférer des informations relatives à vos patients. Les envois d’informations médicales doivent se faire avec une messagerie cryptée de type Apicrypt ;
• Vous devez informer vos  patients  de l’application du RGPD en mettant une affiche dans votre salle d’attente leurs précisant notamment les traitements réalisés, leurs droits…
• Pour prouver votre conformité au règlement, vous devez constituer et regrouper la documentation nécessaire. Les actions et documents réalisés à chaque étape doivent être réexaminés et actualisés régulièrement pour assurer une protection des données en continu.

NB : Les données personnelles informatiques doivent être conservées au minimum 20 ans.

Le Conseil National de l’Ordre des Médecins et la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés se sont associés à cet égard pour élaborer et rédiger conjointement un guide pratique destiné aux médecins afin de les accompagner dans leurs obligations professionnelles de protection des données. Les syndicats de médecins libéraux (CSMF et FMF notamment) proposent également à leurs adhérents un kit spécifique.

En cas de doute, n’hésitez pas à nous contacter afin de vous assurer  de votre mise en conformité RGPD.

M. Belkacemi